20 | 10 | 2022

Die 10 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um ein ERP zu wählen, das Ihren Bedürfnissen entspricht

Wenn Sie an einer Vorführung eines EPR-Anbieters teilnehmen, wird dieser Ihnen zunächst eine Reihe von Fragen stellen. Ziel ist es, Ihr Projekt zu dimensionieren und eine Architektur vorzuschlagen, die auf Ihre Geschäftsdaten und Ihren Bedarf zugeschnitten ist. Anschließend wird er Ihnen seine Lösungen und Funktionen individuell vorstellen.

Bei Adoria, einer Managementlösung für die Gastronomie mit mehreren Standorten, sind dies die Fragen, die wir mit Ihnen besprechen, um Ihre ERP-Software entsprechend Ihrer Tätigkeit optimal zu dimensionieren und zu parametrieren.

1 - Wie viele Standorte haben Sie derzeit und in Zukunft?

Je nach der Anzahl der Restaurants, die Sie besitzen, unterscheiden sich Ihre Bedürfnisse und Ihre Ressourcen. Hier die verschiedenen Schwellenwerte, die in der Praxis festgestellt wurden:

• Bei mehr als fünf Standorten kann ein Manager nicht mehr täglich mit seinen Teams in Kontakt sein, daher muss man sich für die operativen Aufgaben organisieren;
• Bei mehr als zehn Standorten wird die Verwaltung über eine Tabellenkalkulation zu zeitraubend, ab dieser Schwelle wird das ERP-System wirklich interessant;
• Bei mehr als zwanzig Standorten hat eine Organisation die Mittel, ihre Zentrale zu strukturieren, um personalisierte Tools für alle Standorte bereitzustellen. Die Größe der Gruppe ermöglicht es, die Investitionen über das gesamte Netzwerk zu amortisieren.

Die Anzahl der Restaurants ist ein erster Indikator bei der Nutzung eines ERP-Systems. Je mehr Standorte Sie besitzen, desto sinnvoller ist die Einführung eines ERP-Systems.

2 - Die Anzahl der Artikelreferenzen im Einkauf

Diese Angabe ermöglicht es, dem ERP-Anbieter zwei Dinge mitzuteilen:

• Die Breite des Angebots für den Verkauf, sei es die Speisekarte (in der kommerziellen Gastronomie) oder der Menüzyklus (in der Gemeinschaftsverpflegung);
• Die Strukturierung des Einkaufs: Arbeiten Sie mit einem einzigen Lieferanten oder mit mehreren zusammen?

Diese Daten haben einen großen Einfluss auf die Arbeitsweise, da man nicht auf die gleiche Weise 200 Referenzen jede Woche bestellt oder 200 Referenzen, die in einem Katalog mit mehr als 10.000 Artikeln rotieren. Das ERP-System passt sich Ihrem Rhythmus und der Strukturierung Ihrer Einkäufe an.

3 - Die Anzahl der verarbeiteten Rezepte und der Verkaufsartikel

• Die Breite des Verkaufsangebots, die in der vorherigen Frage angesprochen wurde, gibt auch einen Hinweis auf die Arbeit, die bei der Parametrierung der Rezeptkarten geleistet werden muss
• Der Grad der Zentralisierung/Dezentralisierung des Lebensmittelangebots ist ebenfalls ein Element, das berücksichtigt werden muss.

4 - Die Anzahl der Lieferanten

Zu diesem Punkt sollten Sie sich fragen:

• Die Strukturierung des Einkaufs (Einzel- oder Mehrfachlieferant), aber auch die Größe des zu parametrisierenden Repositoriums;
• Der Grad der Zentralisierung der Lieferanten (national oder lokal), wobei zu beachten ist, dass nationale Lieferanten eher in der Lage sind, EDI-Flüsse einzurichten.

Die Zentralisierung des Einkaufs ermöglicht es eher, die Beschaffung zu steuern, da es ein gemeinsames Referenzsystem in der Gruppe gibt.

5 - Management von Lieferantenstreitigkeiten durch die Zentrale oder den Standort

Das ERP-System ermöglicht es, in Teams zu arbeiten und Aufgaben im Projektmodus zu verteilen. Diese operative Frage wird helfen, den Bedarf des Kunden zu qualifizieren.

6 - Der aktuelle Prozentsatz an Verlusten und der Prozentsatz an Warenschwund? Und das zukünftige Ziel?
Und der erwartete Gewinn bei den Foodcosts (in Prozent und T€)

Diese Fragen ermöglichen es, den finanziellen Gewinn durch die Einführung eines ERP-Tools sowie die Fähigkeit, das Projekt mit dem ROI (Return on Investment) selbst zu finanzieren, abzuschätzen.
Für Adoria ERP zahlt sich das Abonnement bereits im ersten Monat dank der Reduzierung der Verluste und der generierten Einsparungen bei Ihren Einkäufen aus.

7 - Ist das Kassensystem an allen Standorten gleich, mit einheitlichen PLU-Codes?

Eine Schnittstelle Kasse x ERP ermöglicht es, seine tatsächlichen foodcost mit dem Soll abzugleichen. Dafür ist eine Eindeutigkeit der PLU-Codes erforderlich, die zentral in der Zentrale erfasst wird.
Mehrere Kassensysteme zu haben, erschwert die Verwaltung einer Datenbank mit eindeutigen Codes.

8 - Haben die Standorte aktuelle Computer mit einer guten Verbindung?

Das ist eine wichtige Frage: Wenn die Computer nicht auf dem neuesten Stand sind, muss investiert werden.
Das sind IT-Voraussetzungen, die schon vor dem Start des ERP-Systems gemacht werden müssen.

9 - Wer wird die Umsetzung des Projekts begleiten?

Die Einführung eines ERP-Systems erfordert ein engagiertes und verfügbares Team, das das Projekt zum Erfolg führen kann. Ressourcen, Rollen und Verantwortlichkeiten müssen im Vorfeld gut identifiziert werden.

10 - Wer wird die Standorte schulen?

Die Wahl ist frei: Die Schulungen können je nach Budget und Ressourcen intern oder extern durchgeführt werden.

11 - Wer wird die Standorte im "Run"-Modus unterstützen?

Die Integration eines ERP-Systems endet nicht mit der Einrichtung und dem Einsatz, es ist ein langfristiges Projekt, das mit vorbereiteten und geschulten Teams begleitet werden muss.

Nun, da Sie die typischen Fragen kennen, die ein ERP-Anbieter stellt, können Sie Ihr ERP-Einführungsprojekt vorantreiben.