07 | 02 | 2023

Wie Sie die Zuverlässigkeit der Zahlen in Ihrem ERP-System sicherstellen (Foodcost)

In der organisierten Gastronomie ist das ERP-System ein wichtiges Instrument, um die Abläufe zu steuern und die Zahlen in Echtzeit zu verfolgen. Je nach Art der Nutzer variieren die Kriterien für die Zufriedenheit:

Das fachliche Know-how der Projektleiter des ERP-Anbieters;
Die Verfügbarkeit und Reaktionsfähigkeit dieser Teams;
Die Fähigkeit, gewünschte Funktionen zu entwickeln;
Die Fähigkeit zu erklären, warum ein Prozess oder eine Gewohnheit angepasst werden sollte;
Die Fähigkeit, die angekündigten Budgets und Fristen einzuhalten;
Die Fähigkeit, den EDI-Austausch ohne zusätzliche Kosten zu implementieren.

Das Management einer Restaurantgruppe hat ein einfaches Ziel: zuverlässige und genaue Zahlen in Echtzeit, damit sie auf verbesserungswürdige Punkte abzielen und schnell die richtigen Entscheidungen treffen kann.
Auf dieses Ziel konzentrieren wir uns in diesem Artikel: Berechnung der Food Cost und andere Schlüsselindikatoren, Adoria berät Sie, um die Zuverlässigkeit der Daten in Ihrem ERP-System zu gewährleisten.

Die Methode, um zuverlässige Zahlen zu erhalten

Das ERP-System ist ein wichtiges Werkzeug für die Verwaltung Ihrer Restaurants. Doch um dieses Werkzeug voll auszuschöpfen, ist es wichtig, bestimmte Schritte zu befolgen.

Ob Ihr Team in der Zentrale oder Ihre Teams vor Ort, jeder Akteur muss das ERP-System entsprechend seinen Aufgaben konsequent nutzen und ausfüllen.

Das Engagement und die Konsequenz Ihrer Teams spielen eine entscheidende Rolle für die Qualität und Genauigkeit der Zahlen in Ihrem ERP-System.

Definition von Geschäftsregeln und Parametrisierung des ERP-Systems durch die Teams in der Zentrale

Um zuverlässige Zahlen zu erhalten, ist es wichtig, Geschäftsregeln zu definieren, damit das System von den Teams in der Zentrale richtig parametrisiert werden kann. Beispiele hierfür sind:

Der Rahmen für Bestellungen/Einkäufe/Einlagerungen;
Inventurregeln;
Produktionsregeln (Datenblätter);
Verkaufsregeln (Verkaufsartikel, Preise, Konsolidierung der Verkaufskanäle ...);

Tipp: Es ist wichtig, ein Team von Administratoren einzurichten, das für die Aktualisierung der Einstellungen und die Betreuung der Benutzer zuständig ist.

Die Außendienstmitarbeiter müssen das ERP-System genauestens ausfüllen

Die Außendienstmitarbeiter führen die täglichen Operationen und Eingaben in das ERP-System durch. Es ist wichtig, dass das Tool gemäß den Geschäftsregeln gefüllt ist und dass die Kontrollaufgaben auf dem neuesten Stand sind:

Eingangskontrolle (Kontrolle der Mengen, Temperaturen, Chargennummern; die Preiskontrolle erfolgt automatisch per EDI);
Zählung der Lagerbestände;
Erfassung der Verluste von Rohstoffen und Fertigprodukten;
Erfassung von eventuellen Veräußerungen zwischen Standorten oder Pannenbeseitigungen;
Täglicher Verkaufsabschluss.

Tipps zur Förderung der ERP-Nutzung

Damit diese Aufgaben von jedem Team gut erledigt werden können und die Zahlen korrekt sind, ist es wichtig, die Nutzung des ERP zu fördern. Dazu ist es notwendig:

Das Tool muss einfach zu bedienen sein (intuitiv, ergonomisch...);
Der Benutzer vor Ort muss den Nutzen dessen, was er tut, verstehen;
Geschulte Benutzer mit unterstützender Begleitung, wenn sie Hilfe benötigen.

Fokus: Worauf Sie bei einer genauen Foodcost-Berechnung achten sollten

Viele Daten fließen in die Berechnung der Foodcosts ein. Ein leistungsfähiges ERP-System muss deren Genauigkeit sicherstellen.

Der theoretische foodcost aus den Rezeptkarten: Es ist wichtig, einen gewichteten Durchschnittspreis zu verwenden, um die Entwicklung der Lieferantenpreise zu berücksichtigen.
Der tatsächliche foodcost: Die Schnittstelle zur Kassensoftware muss eine zuverlässige Rückführung der Verkäufe gewährleisten.
Diese Daten ermöglichen es, die Abweichungen zwischen dem theoretischen und dem tatsächlichen Verbrauch zu analysieren, um schließlich den Schwund genau zu identifizieren.
Das ERP-System muss dann in der Lage sein, die Rezeptkarten zu identifizieren, die die meisten Verluste verursachen, was dem Gastronomen ermöglicht, Maßnahmen zu ergreifen, um die Verschwendung zu reduzieren.

Methode, Strenge der Benutzer und ein leistungsfähiges ERP sind also die Schlüssel zu zuverlässigen Zahlen in Ihrem ERP.

Adoria, die Nr. 1 der Managementlösungen für die Gastronomie mit mehreren Standorten, ist eine 100% webbasierte Lösung, die die Abläufe (Beschaffung, Lager, Produktion) und die Steuerung optimiert, mit einer präzisen Berechnung der Foodcost und erweiterten BI-Analysen.